یکی از بزرگترین چالش هایی که یک کار فرما با آن مواجه می شود، باقی ماندن در صدر رقابت است. شما باید به ایمیل ها پاسخ دهید، مطمئن شوید که وبسایتتان به درستی کار می کند، پروژه ها را سامان دهید، ارتباط خود را با شبکه ی خود حفظ کنید و در عین حال از این که فضای مجازی تمرکز شما را بگیرد اجتناب کنید.
در اینترنت راه حل های زیادی برای کار فرما های پر مشغله وجود دارد. ابزارها و سرویس های رایگان فراوانی برای سر و سامان دادن به زندگی و کسب و کار طراحی شده اند. در این مقاله با برخی از این ابزارها آشنا می شویم.
۱. Trello
یک ابزار رایگان برای مدیریت پروژه است. این ابزار شامل یک برد (Board) است که در آن می توانید لیست های گوناگونی متشکل از تعداد زیادی کارت درست کنید و در هر کدام از این کارت ها می توانید فایل آپلود کنید، نوشته اضافه کنید، چک لیست بسازید و ... .
این ابزار می تواند برای کار های بسیار متنوعی استفاده شود؛ برای مدیریت یک پروژه، نوشتن یک ای بوک (کتاب الکترونیکی)، ساختن یک دوره ی ایمیلی و غیره.
۲. Google Doc
این یک ابزاری کلیدی برای انجام کار تیمی بر روی یک فایل است. هر کس می تواند متن جدید اضافه کند یا متنی را حذف کند، محتواها را تصحیح کند، و توضیحاتی برای دیگران قرار دهد. شما در عین حال می توانید ببینید چه کسی در لحظه روی پروژه کار می کند و همزمان با او چت کنید. در نتیجه ابزاری بسیار کاربردی برای تیم هاست.
به علاوه این ابزار کمک بزرگی به افرادی است که از زیادی پروژه ها سر درگم می شوند.
۳. Asana
Asana بهترین ابزار برای اداره کردن موثر پروژه هاست. کار گروهی با این ابزار بسیار آسان می شود. توسط این ابزار می توانید گفتگو ها را به کار های عملی تبدیل کنید، نظر خود را درباره ی کار افراد دیگر گروه بیان کنید و در همان لحظه پیشرفت های صورت گرفته را مشاهده کنید. همه ی این کار ها را بدون این که حتی ملاقات حضوری با اعضای گروهتان داشته باشید می توانید انجام دهید.
۴. Dropbox
Dropbox برای ذخیره کردن و گرفتن بکاپ بسیار مناسب است؛ برای بهبود تجربه ی کاربران، تعداد زیادی اپلیکیشن به صورت پلاگین به این برنامه اضافه شده است. علاوه بر آن، این برنامه از هر دستگاهی، از گوشی موبایل گرفته تا کامپیوتر های شخصی، قابل دسترسی است و این به این معناست که از همه جا می توانید به فایل های خود دسترسی داشته باشید.
۵. Slack
Slack اپلیکیشن زیبایی برای چت کردن است. ابزاری مناسب برای برقراری ارتباط اعضای تیم و گروه های سازمان دهنده می باشد. طراحی لطیف آن، به احتمال زیاد، زیباترین چیزی است که تا کنون با آن برخورد کرده اید؛ Slack با این که تقریبا برنامه ی جدیدی می باشد، بسیار عامه پسند هم هست.
در این برنامه شما می توانید کانال های متعددی بسازید و درباره ی عناوین گوناگونی بحث کنید و حتی می توانید مکالمات شخصی هم برقرار کنید.
Slack این امکان را به شما می دهد که فایل های مورد نظر خود را به اشتراک بگذارید و به راحتی در آرشیو خود پیام ها، اعلان ها (notification) و فایل ها را بیابید. همه چیز به طور خودکار در تمامی دستگاه های شما سینک می شود و به راحتی می توانید این ابزار را به اپلیکیشن های دیگر مانند WordPress یا Skype مرتبط کنید.
۶. Momentum
Momentum یک جایگزین برای هوم پیج ها (homepage) است که برای الهام بخشیدن و افزایش تمرکز بر روی کار در طول یک روز کاری طراحی شده است. وقتی مرورگر خود را باز می کنید، Momentum با یک تصویر و جمله ی الهام بخش به شما خوش آمد می گوید.
این ابزار را برای تکمیل کار های شخصی بسیار مفید است. برای مثال شما می توانید هر روز صبح به برنامه بگویید که تمرکز کاری شما در آن روز بر روی چه موضوعی خواهد بود؛ و این ابزار تا انتهای روز هر بار که تب جدیدی در مرورگر باز می کنید، به خاطر شما می آورد که تا چه حد به آن موضوع پرداخته اید. این ویژگی کمک می کند وقت کم تری در فضای مجازی تلف کنید.
۷. Spotify
گوش کردن به موزیک به من کمک می کند که متمرکز و پر بازده کار کنم. البته هر شخصی واکنش متفاوتی دارد اما به نظر می رسد اکثر مردم هنگام گوش دادن به موزیک بهتر عمل می کنند.
Spotify ابزار مناسبی است که در هر زمان از روز آهنگ مناسب را بیابید. در این ابزار شما می توانید خودتان آهنگ مورد نظر را انتخاب کنید و یا اجازه دهید خود برنامه برای شما به صورت تصادفی آهنگی برگزیند. به این فکر کنید که چه نوع آهنگی شما را متمرکز و گوش به زنگ نگه می دارد.
۸. Minute Workout
7-Minute Workout ابزاری است که با تمرینات کوتاه مدت شما را متمرکز و سالم نگه می دارد. هر تمرین از 12 ورزش 30 ثانیه ای تشکیل می شود و بین هر ورزش 10 ثانیه وقت برای استراحت در نظر گرفته شده. برای انجام این تمرینات فقط به یک صندلی و دیوار احتیاج دارید. و از این جهت ابزاری بسایر مفید برای انجام حرکات ورزشی در محل کار و خانه است.
اگر به دنبال ایده برای کارتان هستید، انجام حرکات ورزشی می تواند کمک بسیار بزرگی باشد. انجام حرکات ورزشی هم باعث می شود ایده های جدیدی به ذهنتان برسد و هم باعث ترشح آدرنالین می شود.
۹. Boomerang
به کمک این ابزار می توانید پیام هایی که برایتان ارسال می شود را به صورت موقت از اینباکس خود جابجا کنید تا در زمانی دیگر برایتان یادآوری شوند. این امکان به شما کمک می کند تا در کاری که در حال انجام آن هستید متمرکز باقی بمانید و چنین پیام هایی حواستان را پرت نکند. Boomerang ایمیل های شما را آرشیو می کند و در زمانی که خودتان انتخاب کرده اید آن ها را به اینباکستان بر می گرداند.
به کمک این اپلیکیشن می توانید ایمیل بنویسید و بعدا ایمیل را ارسال کنید. فقط کافی است زمانی را که می خواهید ایمیل ارسال شود، به برنامه بدهید. علاوه بر آن در صورتی که مدت طولانی از شخصی پیام دریافت نکنید، پیام آن شخص را برای شما از سایر پیام ها متمایز می کند تا بتوانید آن را به راحتی از بین ایمیل های دیگر پیدا کنید.
توسط این ابزار اداره ی اینباکس خود را به دست بگیرید پیش از آن که به انبوهی از پیام های خوانده نشده تبدیل شود!
